Oggi non ho tempo!

Il tempo è tiranno, il tempo non è mai abbastanza, non ho tempo di fare questo o quello, mi manca il tempo, lotto contro il tempo….
Quante volte si sentono pronunciare frasi simili in giro per gli uffici?
Quasi sempre…anzi, per tutto il tempo della giornata lavorativa!
Addirittura qualche mese fa un imprenditore che aveva letto “Le pillole anti crisi” mi ha detto: “tutto vero quello che hai scritto, ma non ho tempo di fare queste cose!”.

La gestione delle attività e del relativo tempo diventa uno dei fattori di produttività più importanti, perché non è vero che bisognerebbe avere più ore per fare le cose, ma di sicuro bisogna lavorare meglio e con più metodo.
Un po’ come dire….dare tempo al tempo.

Quando sono impegnato in attività d’ufficio mi sforzo di seguire una routine fatta di momenti specifici, durante i quali cerco di svolgere le attività prefissate.
Dico “cerco” perché può sempre capitare l’imprevisto, il fuori programma con conseguente “sballo” della routine, che mi impongo di riprendere il prima possibile.
E siccome questo modo di lavorare mi aiuta, lo condivido con te sperando che ti possa essere d’aiuto.
L’ulteriore precisazione che faccio è che si tratta di un metodo “mio”, nato sulla base delle mie esigenze, il mio modo di essere, il mio modo di lavorare e – soprattutto – dopo aver letto libri e articoli sulla gestione del tempo.
Nulla di scientifico, come puoi ben capire, ma suggerimenti che metto a tua disposizione: magari partendo da questi spunti anche tu crei la tua routine giornaliera ed inizi a lavorare con maggior metodo e produttività.

Ad esempio un giorno mi sono accorto che tenere costantemente aperto il programma di posta elettronica mi distraeva in continuazione, a causa di tutti gli “alert” relativi all’arrivo di nuovi messaggi più o meno importanti.
Per dare un’occhiata alla posta in arrivo interrompevo continuamente ciò che stavo facendo.
Ora concentro la gestione delle email in alcuni momenti della giornata – uno di questi è la mattina, come prima cosa che faccio appena accendo il pc – e classifico i messaggi in “urgenti”, che tratto subito, “dopo”, che invece gestirò nella seconda parte della giornata, e “domani”, che rinvio al giorno o ai giorni successivi.
Apro due finestre per la lettura e la gestione delle email nel corso della giornata: una al mattino e una al pomeriggio.
E’ ovvio che se al pomeriggio classifico un messaggio con “dopo”, la gestione dello stesso finisce al mattino seguente.

Ho stabilito inoltre dei momenti per le attività che definisco “leggere” e “importanti”, a seconda dei momenti di maggiore produttività durante la giornata.
Rientrano nella prima categoria le telefonate, gli aggiornamenti sui social network, le attività di backoffice.
Mentre nelle fasce orarie dedicate alle attività importanti inserisco riunioni, pianificazione, gestione di problemi complessi, analisi e decisioni strategiche.
In questo modo riesco a mettere insieme le mie attitudini al lavoro, le mie preferenze ed i vari momenti della giornata, compreso il calo di attenzione del post pranzo, cercando di ottenere la massima produttività.

Alcune annotazioni utili:

– La routine va bene per me. Se va bene anche per te, sono contento. Se non va bene, prendi spunto e crea una tua propria routine.
– La routine serve per gestire meglio il tempo lavorativo, ma esistono deroghe di buon senso alla routine. Se un giorno ti viene fame prima dell’orario previsto, accantona la routine. Non voglio avere sulla coscienza un tuo svenimento.
– L’esempio riportato è per una giornata lavorativa standard di 8 ore. Sicuramente tu lavori molto di più, come me, quindi le fasce orarie sono puramente indicative.
– Non sono state previste attività quali “pausa sigaretta”, “due chiacchiere due con amici/colleghi” ed eventuali “pee stop” che sono decisamente discrezionali e lasciati al tuo libero arbitrio.
– Quando sono in trasferta e soprattutto quando sono in macchina non ho tempo di seguire la routine! E ti invito a non farlo neanche tu…

Per tutto il resto….buon lavoro!

2018-12-16T21:35:31+00:00
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